Process Mapping: A Case Study at the Procurement Center of a Federal Higher Education Institution

Authors

  • André de Toledo Paines Universidade Federal de Santa Maria
  • Ana Paula da Costa Mayer Universidade Federal de Santa Maria
  • Gabriella Lisbôa Helbert Universidade Federal de Santa Maria
  • Jéssica Schmidt Universidade Federal de Santa Maria
  • Mariane Rodrigues Volz de Aguiar Instituto Federal Farroupilha
  • Daniel Arruda Coronel Universidade Federal de Santa Maria http://orcid.org/0000-0003-0264-6502

DOI:

https://doi.org/10.6008/CBPC2179-684X.2019.001.0004

Keywords:

Processes, Processes management, Mapping processes

Abstract

The objective of this work was to identify, describe and map the procurement and hiring process carried out through the Central Purchasing Center of the Federal University of Santa Maria (UFSM). To accomplish this, firstly, a research was done on the methodologies used in the process mapping, thus defining the most appropriate and adapting it to the reality of the object of study. Data were obtained through interviews with the servers responsible for executing the process in order to obtain a detailed description of the tasks performed during the process. These data were transcribed to a table, where it was possible to identify all the active participants in the process, as well as their assignments. For process mapping, we used Bizagi Modeler, a freeware process management tool that allows the creation of various types of diagrams. The result generated a great contribution in the sector, in the form of documentation and registration of processes, as well as the simplified methodology that can be used in future mappings.

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Author Biographies

André de Toledo Paines, Universidade Federal de Santa Maria

Graduado em Administração pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) (2013) e mestre em Gestão de Organizações Públicas pela UFSM (2018). Atualmente é assistente em administração da UFSM. Tem experiência na área de Administração atuando principalmente nos seguintes temas: processos, mapeamento de processos e gestão de processos.

Ana Paula da Costa Mayer, Universidade Federal de Santa Maria

Possui graduação em Ciências Contábeis (1996) e especialização em Controladoria pela Universidade Federal de Santa Maria (2003) e atua atualmente como Contadora na Divisão de Contabilidade do Departamento de Contabilidade e Finanças / PRA /UFSM.

Gabriella Lisbôa Helbert, Universidade Federal de Santa Maria

Administradora graduada pela Universidade Luterana do Brasil - ULBRA - Campus Cachoeira do Sul, possui Mestrado em Gestão de Organizações Públicas pela Universidade Federal de Santa Maria - UFSM (2019). Atualmente, é servidora pública municipal da Prefeitura de Cachoeira do Sul, lotada na Secretaria Municipal de Coordenação e Planejamento. Possui experiência na área de Administração, com ênfase na gestão pública, sustentabilidade e logística.

Jéssica Schmidt, Universidade Federal de Santa Maria

Mestra em Gestão de Organizações Públicas, pela Universidade Federal de Santa Maria. Graduação em Secretariado Executivo Trilíngue, na Universidade Luterana do Brasil, com Especialização em Secretariado Executivo. Secretária Executiva no Centro de Educação na Universidade Federal de Santa Maria, onde integra o ELAS - Grupo de Estudo e Pesquisas Feministas desde 2014, sendo atualmente a segunda líder do grupo. Participa do grupo de pesquisa e extensão da Cátedra de Direitos Humanos da Faculdade Metodista Centenário. Tem interesse nas áreas de gestão pública, relações de trabalho e estudos feministas, com foco nas violências contras as mulheres.

Mariane Rodrigues Volz de Aguiar, Instituto Federal Farroupilha

Tecnóloga em Gestão Pública pelo Instituto Federal Farroupilha - Campus São Vicente do Sul, Mestra em Gestão de Organizações Públicas pela Universidade Federal de Santa Maria. Atua como Assistente em Administração no Instituto Federal Farroupilha - Campus São Vicente do Sul, exercendo atividades junto à Coordenação de Gestão de Pessoas. Possui experiência na área de Administração, com ênfase em Administração Pública, planejamento institucional e gestão estratégica atuando principalmente nos seguintes temas: administração pública, gestão estratégica e desenvolvimento e gestão de pessoas.

Daniel Arruda Coronel, Universidade Federal de Santa Maria

rofessor Associado do Departamento de Economia e Relações Internacionais, com atuação como Docente Permanente nos Programas de Pós-Graduação (Stricto sensu) em Gestão de Organizações Públicas, de Agronegócios e de Economia e Desenvolvimento, da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM). Atualmente, é bolsista de produtividade do Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq), diretor da Editora UFSM e presidente do seu conselho editorial (desde 2013); Consultor Ad-hoc do Instituto de Pesquisas Educacionais INEP/MEC e do CNPq; editor associado da Revista Ciência Rural (ISSN 0103-8478-Qualis B1 em Administração) e da Revista Práticas em Administração Pública (ISSN: 2526-6292); acadêmico e membro do conselho fiscal da Academia Santa-Mariense de Letras (ASL); membro do conselho científico permanente da Editora CRV; membro do conselho fiscal da Câmara do Livro de Santa Maria; parecerista de periódicos internacionais e nacionais e líder do Grupo de Estudos em Administração Pública, Econômica e Financeira (UFSM); (certificado pelo CNPq). Foi professor permanente do Programa de Pós-Graduação em Administração da UFSM (2011-2016); presidente da Comissão de Ética da UFSM (2018-2019); coordenador substituto do Curso de Administração da UFSM (2011-2012); diretor da Sociedade Brasileira de Economia, Administração e Sociologia Rural (2013-2015); membro do Comitê Assessor da área de Economia e Administração da Fapergs (2013-2019); e secretário do Conselho Municipal de Cultura de Santa Maria (2016). É doutor em Economia Aplicada pela Universidade Federal de Viçosa (UFV); mestre em Agronegócios pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS); bacharel em Administração pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos (Unisinos) e em Ciências Econômicas pela UFSM. Suas pesquisas e orientações são nas áreas de Economia Internacional e Administração Pública, atuando principalmente nos seguintes temas: Análise Econômica Brasileira, Política Industrial e de Comércio Internacional e Métodos Quantitativos.

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Published

2019-06-20

Issue

Vol. 10 No. 1 (2019): Revista Brasileira de Administração Científica - Jan, Fev, Mar 2019

Section

Gestão Pública

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